ארגונים רבים אשר פונים אלינו במטרה להטמיע מערכות מידע חדשות, מצפים לקליטה ומסירה מהירה שלהן.

הרצון לקבל מערכת תוך מספר שבועות הוא בהחלט מובן, אך תרבות הכאן ועכשיו לפעמים לא מתחברת למציאות בשטח.

ותק הארגון או העסק

המציאות בשטח שאנו מתכוונים אליה היא ותק הארגון או העסק.

ארגונים ועסקים ותיקים הם בעלי מאגרי מידע גדולים ובוודאי מתנהלים לפי נהלי עבודה מוגדרים.

מצב מוצא זה חשוב קודם להבין שעוד לפני שיוצאים לדרך אפיון מוגדר לבדו יתכן ויקח מספר שבועות.

האפיון המקצועי צריך להתייחס לכמות המידע הקיימת בארגון ושיטת העבודה הנהוגה בין המחלקות השונות.

שתי הנקודות שציינו לבדן מצריכות זמן רב להבנה של התהליך.

בנוסף לזאת ישנו עוד דגש חשוב והוא גודל הארגון.

הטעמת מערכות מידע בארגון או בעסק גדול

בהטמעת מערכות מידע, גודל הארגון חשוב מאוד ויכול להשפיע רבות על התהליך.

ארגונים גדולים או עסקים בעלי עשרות או אף מאות עובדים יתכן והיו בעלי דרישות רבות.

במצב שכזה יהיה נכון לבחור מטמיע מערכות מקצועי שיוביל את התהליך.

• חשוב לנו לציין – תפקידו של מטמיע המערכות לספק את האמצעי ולא את המטרה!

באמצעות אפיון מקצועי שמתייחס לתהליך הארגוני ניתן יהיה להתחיל את התהליך בצורה של סדרי עדיפויות.

סדרי העדיפויות יוכלו לסייע לנו לתחום בזמן את כל השלבים שאנחנו רוצים לבצע.

נוכל להבין מה חשוב ודחוף ומה פחות חשוב, נוכל לדעת מאיפה אנחנו רוצים להתחיל ולצאת לדרך.

משך זמן הביצוע

לבסוף שואלים אותנו לא מעט פעמים איך ויתכן שמתחרים שלכם מציעים הטמעת מערכת בחצי מהזמן ואף שליש ממנו.

אחת הסיבות לכך היא התייחסות רק למחלקה מסוימת ולא לכלל הארגון.

מי שנכנס לקישור שצירפנו בתחילת המאמר בוודאי היה יכול לראות שהארגון מכיל כ-6 בתי חיים שונים.

1. פיננסים
2. מחקר ופיתוח
3. שיווק
4. ניהול
5. כח אדם
6. תפעול

בתי החיים אלו הם חלק בלתי נפרד מכל פעילות טכנולוגית.

התעלמות במהלך האפיון מבית אחד יתכן ויכולה לקצר את זמן ההטמעה.

אך בפעול התעלמות מאחד הבתים היא להוביל את הטמעה לכך שהתהליך יכשל ואף יגרום נזק.

לסיכום

לסיכום חשוב לנו לציין שתהליך הטמעת מערכות מידע הוא תהליך שלוקח זמן.

בנוסף גם ארגונים קטנים עוברים אותו תהליך רק עם החלטות מהירות יותר.

אך ברגע שנכנסים לתהליך מקצועי ונכון חשוב לדעת כי בעזרת בנייה נכונה ניתן לקבל תוצאות טובות יותר.

חשוב לזכור ולחדד כי בניית תהליך המתבסס על המספר חודשים והכנה מקדימה של סדרי עדיפויות תוביל לכך שהתהליך יצליח.

בנוסף לזאת תנסו לתאם ציפיות, כך גם תוכלו להבין מה אתם מצפים ולא מה רק רוצים לקבל.

לבסוף אפשר לומר שהטמעת מערכות מידע זה עבודה לא פשוטה ולכן צריכה יד מקצועית שתכוון.

הפוסט הטמעת מערכות מידע בארגונים או עסקים יכולה לקחת חודשים ואף שנים! הופיע לראשונה ב-israel-marketing.

באמצעות אפיון מערכת נוכל לדעת מה המטרה שלנו בכל שלב ושלב וכמובן באיזה אמצעים להשתמש.

למרות זאת בעת הכנת אפיון מערכת לניהול לקוחות ישנם הרבה מערכות וכמובן הרבה שאלות.

שאלות כגון: כיצד נדע שכללנו את כלל המחלקות? האם יש חשיבות למתודולוגיה כלומר שיטת עבודה? או רק לנהלים?.

שאלות אלו הם רק על קצה המזלג ובוודאי שישנם שאלות שלא ציינו פה.

נקודה למחשבה – האם גם אתם ידעתם איזה שאלות לשאול ולא רק איזה תוצאה חשוב לקבל מהמערכת?

אז חשוב לנו לציין שאתם לא לבד.

ממחקר שביצענו בישראל CRM נוכחנו לגלות כי מנהלים רבים שואלים שאלות שהם פשוט לא נכונות לאפיון המערכת ובעצם מסתמכים על ניסיון המטמיע.

אז כיצד ניתן לדעת שאנחנו שואלים את השאלות הנכונות? ואפיון המערכת מכיל את הדברים החשובים?ֿ

תכירו את שיטת ״קלינובסקי״!

שיטת ״קלינובסקי״

שיטת ״קלינובסקי״ לאפיון מערכת לניהול לקוחות הינה שיטת אפיון ייחודית ובלעדית של ישראל CRM.

שיטה זו פותחה באמצעות סיעור מוחות עם מנהלים מובילים במשק הישראלי ושילוב של מיטב המוחות בישראל CRM.

באמצעות שיטת ״קלינובסקי״ שפותחה ע״י לי קלינובסקי וממנה נגזר שמה של שיטה, הצלחנו להוביל למענה מקצועי עבור דרישות המנהלים בארגונים השונים.

הצורך לפיתוח השיטה וכתיבת המדריך נבע מכך שמנהלים רבים לא ידעו במדויק אלו שאלות צריך לשאול בעת האפיון.

בנוסף לזאת ברוב המקרים נוכחנו לגלות כי התייחסות של מרבית האפיונים התמקד בהתהליך הטכני(האמצעי) ולא הארגוני(המטרה).

מיקוד במטרה ולא באמצעי

כאשר אנחנו מתחילים אפיון מערכת לניהול לקוחות או במילים מוכרות יותר CRM צריך להתייחס גם לתהליך הארגונים.

מבדיקה שביצענו, נוכחנו לגלות שרוב של יותר מ-87% מאפיוני המערכות השונות התמקדו ביכולות הטכניות.

התמקדות ביכולות הטכניות הינו התמקדות לא נכונה ונמשל ליכולת של מטוס לטוס במקום להעביר אנשים מקום למקום.

בסופו של דבר אפשר לומר שחוסר מיקוד זה מוביל למשפט המוכר ״הניתוח הצליח אך החולה מת״.

בעקבות זיהוי זה הבנו שהחשיבות של שיטת ״קלינובסקי״ הינו הכרחי ויכול להקל על המון מנהלים.

אפיון מערכת לניהול לקוחות – המדריך.

אפיון מערכת לניהול לקוחות הוא פעילות שאפשר לעשות גם אם אתם לא מומחים בתחום.

מנגד זאת אין ספק שגם זה תחום שצריך ללמוד ולהתמקצע בו.

לכן אנחנו בישראל CRM החלטנו לכתוב מדריך ייעודי לנושא.

מדריך חמשת השלבים לאפיון מערכת ניהול לקוחות מכיל בתוכו כלים מקצועיים.

כלים אלו יעניקו לכל מנהל את האפשרויות לאפיון את המערכת שלו בצורה הטובה ביותר.

בעזרת אותם כלים תוכלו כמובן לחסוך זמן, כסף והכי חשוב טעויות!

לבסוף

לבסוף ביקשנו מלי קלינובסקי ממציאת השיטה לתת לנו את אינפוט(input) שלה לשיטה וכמובן להמשך.

לי אנחנו חושבים שזה פעם ראשונה שאת מתראיינת לבלוג ישראל CRM.

״כן, כמו שאתם יודעים אני מעדיפה להישאר בצד של העשייה״

לי חשוב לנו לשאול מה הנקודות המרכזיות שהובילו אותך להסדיר את נושא האפיון מערכות?

״חשוב לי קודם כל לומר שאין זה משנה איזה מערכת CRM תבחרו!.

כיום ישנם מספר רב של מערכות CRM ורבות המערכות שיודעות לתת מענה ואמצעים.

אך כמו שציינתם הבעיה היא בעיקר בהבנה הארגונית ולכן גם הרבה מנהלים מפספסים את המטרה של האפיון״

מה זה בעצם אומר?

״אפיון מערכת חייב להתמקד קודם כל במטרה שלנו כארגון או עסק, רק לאחר מכן צריך לחשוב על האמצעי.

בטח בעולם שהתפתחות הטכנולוגית כל כך גדולה.

ביחד עם זאת חשוב לומר כי מה שהיה רלוונטי בעבר כמו הודעות SMS היום לא רלוונטי וכולם רוצים ווצאפ.

מנגד התוכן של ההודעה כנראה ישאר אותו דבר גם בעוד כמה שנים מהיום.״

ממשיכה לי ומציינת בפנינו

״בדיוק כאן נכנס אפיון נכון.

לבנות את התוכן ולהכניס אותו לתהליך באמצעות הכלים הקיימים הוא הדבר הנכון״.

לסיום לי מציינת שבדיוק בשביל זה נועד המדריך לענות.

״אני אישית חושבת שמאמר של 400 מילים ממוקד וטוב ככל שיהיה פשוט לא מספיק.

ישנם משתנים רבים שצריך להתייחס אליהם,

באמצעות השיטה שפיתחנו הצלחנו לרכז את עיקר הנקודות הרלוונטיות ובאמצעותם תוכלו להשיג הרבה יותר.

בוודאי עבור הארגון או העסק.״

מעוניינים לרכוש את מדריך 5 השלבים לאפיון מערכת ניהול לקוחות? כנסו לקישור!

הפוסט אפיון מערכת ניהול לקוחות? תכירו את שיטת ״קלינובסקי״ הופיע לראשונה ב-israel-marketing.

התלבטויות הרבות העומדות בפני המנהלים נאות בין בניית של מערכת מאפס או לקחת מערכת מדף?

לנסות לעשות התאמה אישית? או לקחת תוכנית מוכנה מראש ולעבוד עליה?

כל כך הרבה דברים שיכולים להשפיע על הארגון או העסק ובוודאי על העלויות כספיות!

אז כיצד מתחילים בבניית מערכת CRM ומה חשוב לנו לדעת?

בניית מערכת CRM או בחירת מערכת מדף

בניית מערכת או פיתוח תוכנה כמו שנהוג לומר, בעבר היו האלטרנטיבות היחידות לארגונים.

אך ככל שעברו השנים החלו להתפתח חברות תוכנה אשר מציעות לנו תוכנות מדף.

תוכנות כגון סיילספורס – salesforce או הבספוט – hubspot מעניקות לנו את האפשרות לקבל מערכת שתענה על הצרכים הבסיסים של הלקוח.

אותן מערכות מאפשרות לנו לקבל תבנית ייעודית לפי תחומי העיסוק של הארגון או העסק.

באמצעות תבניות אלה ניתן יהיה לחסוך עשרות אלפי שקלים ואף יותר.

למרות זאת האם זה מספיק? חד משמעית לא!

ארגונים אשר מעסיקים מאות עובדים או אלפים בהחלט עדיף שיבחנו בניית מערכת CRM על פני מערכת מדף.

הסיבה העיקרית לכך היא הסיכוי שלהם לקבל את התוצאה הרצויה.

התוצאה הרצויה היא היכולת שלנו לעבוד על המערכת מבלי להתפשר.

אז כיצד בוחרים? איך יודעים איזה מערכת לבחור? הינה 3 נקודות

כיצד לבחור?

אז לאחר שאנחנו מבינים כי הבחירה במערכת מדף או בבניית מערכת יכולה להיות מאתגרת הינה כמה נקודות שחשוב לבדוק.

נקודה מספר 1 – כמות משתמשים

עלות משתמש במערכת CRM יכול להתחיל ב- 15$ ועד 230$ תלוי כמובן בחבילה שתבחרו.

אותו עלות תצטרכו לשלם למערכת כל עוד אתן משתמשים במערכת וזה נקודה מאוד משמעותית.

ארגונים או עסקים בעלי מאות משתמשים צריכים לבחון אפשרות לפתח מערכת פנימית ולא למהר לקחת מערכת מדף.

לעומת זאת ארגונים או עסקים בסדרי גודל של עד 100 עובדים בהחלט יכולים לעבוד על מערכת מדף.

לכן רגע לפני שאתם ממהרים לבנות מערכת או לבחור מערכת מדף תבינו את כמות המשתמשים שלכם.

תכנון מוקדם של כמות המשתמשים יכול לחסוך לכם הרבה מאוד כסף בטווח הקצר ובוודאי בטווח הארוך.

נקודה מספר 2 – אזור אישי

אזור אישי בארגונים או עסקים הוא נקודה משמעותית מאוד.

עמותות או ארגונים אשר מעסיקים מתנדבים מעוניינים להעניק גישה לכל מדריך.

בדיוק בגלל זה אחת הדרישות העיקריות של ארגונים כאלה הוא אזור אישי.

אזור אישי זה נועד להעניק מענה למדריכים אשר מעוניינים לקבל עדכונים או לעדכן.

לעומת זאת פיתוח של אזור זה יכול לעלות לא מעט ולפעמים גם עשרות אלפים.

אז האם עלות מצדיקה את עצמה? כנראה שכן.

רק לאחרונה נתקלנו בעסק שמעסיק כ-80 מדריכים.

אותו עסק היה צריך להעניק גישה למדריכים שלו ולעדכן אותם במידע אודות הפעילות.

האלטרנטיבה שעמדה בפני מנהלי העסק זה לרכוש משתמשים בעלות של 100$ למשתמש לעומת פיתוח אזור אישי לא מוגבל בכמות משתמשים.

ברור לכולנו בוודאי למי שקורא את השורות הללו הוא שרק החשיבה על עלות של 100$ למשתמש היא מטורפת.

בסופו של דבר מדובר על מדריכים שאינטרקציה שלהם עם המערכת הינה נמוכה מאוד.

במצב זה ההמלצה שלנו היא חד משמעית להשקיע בפיתוח אזור אישי ולא לבחור במערכת המדף טובה ככל שתהיה!

נקודה מספר 3 – יד מקצועית שתכוון

הדוגמה שציינו בפסקה הקודמת היא דוגמא טובה של ניסיון ויכולת לראות את התמונה המלאה.

אותו עסק שפנה אלינו בחר לעבוד עם מעצב אתרים שציין בפניו שניתן להפיק הרבה ממשק הניהול של האתר.

לצערנו זה לא באמת אפשרי אך אנחנו לא פוסלים שום אפשרות שיכול להטיב עם הלקוח.

למרות ויותר מכך תמיד חשוב שתהיה יד מקצועית שתכוון את התהליך.

זכרו יתכן ויש לכם ניסיון בהטמעת מערכות מידע אך אין תחליף לבעל מקצוע.

היכולת של בעלי המקצוע לזהות את נקודות הכואבות ואת עלויות שלא תיכננתם היא זאת שהופכת אותם למקצוענים.

שיתוף של בעל מקצוע המתמחה בהטמעת מערכת CRM יכול לחסוך זמן בהמון נקודות נוספות.

כך שההמלצה שלנו רגע לפני סיום היא להסתייע במומחה וביד מקצועית שתכוון אתכם למרחב בטוח.

הפוסט בניית מערכת CRM או מערכת מדף? תלוי בגודל העסק! הופיע לראשונה ב-israel-marketing.

היכולת של מטמיעי מערכות להבין מגוון תחומים ומגוון מחלקות צריך מקצועיות רבה וניסיון.

למרות זאת חשוב להבין כי חיבור המערכת לכלל הארגון ולא רק למחלקה ספציפית יכול להשפיע רבות על הפעילות הארגונית.

חיבור מערכת CRM

חיבור מערכת CRM לכלל המחלקות יכול לסייע לנו רבות ביצירת שפה משותפת בארגון או בעסק.

ארגונים ועסקים אשר בוחרים מערכת CRM ברוב המקרים מנסים להתחבר למחלקה ספציפית.

מחלקות כגון מכירות או שירות לקוחות הינם המחלקות הרלוונטיות ביותר כאשר מדברים על מערכת CRM.

אותן מחלקות ברוב המקרים הם העיקריות בכל ארגון או עסק.

למרות זאת חשוב להבין כי בסה״כ בארגון ישנם כ-6 בתי חיים והם:

• שיווק
• ניהול
• תפעול
• מו״פ
• פיננסים
• כ״א

אותם בתי חיים משמשים לנו כבסיס לכל ארגון או עסק, גדול או קטן.

מחלקות אלה מצריכות התייחסות בפני עצמה ולא רק לספק תוצאות.

לדוגמא מחלקת המכירות שנמצא בתחום בית החיים של השיווק צריכה לדבר עם המחלקה הפיננסית.

חיבור מערכת CRM בין המחלקות יכול לסייע לנו במספר גורמים ולנהל נכון יותר את תהליך המכירה.

והתוצאה?

שיפור ביצוע ויצירת שפה משותפת

התוצאה של חיבור בין המחלקות למערכת אחת יכול לגרום לנו לשיפור ביצועים.

בפסקה הקודמת ציינו כי חיבור בין בית החיים של השיווק לבית החיים של הפיננסים יסייע לנהל נכון יותר את תהליך המכירה.

כתוצאה מכך תוכלו לדעת כמה עסקאות נסגרו, כמה מכירות בוצעו וכמובן שווי העסקאות.

נקודה למחשבה – האם במערכת שלכם יש אפשרות לדעת כמה לקוחות סגרתם וכמה כסף באמת שולם?
נחדד איננו מתכוונים לגובה העסקה אלה ממש לתשלום בפועל.

בעזרת שילוב בין בתי החיים תצליחו להשיג שפה משותפת.

תוכלו לקבל תמונת מצב עדכנית שתוכל לסייע לכם להבין היכן להשתפר ולשפר.

כך ניתן להבין כיצד נוכל לשפר את התהליך המכירה, לקבל מידת שביעות רצון לשירות ועוד.

3 טיפים לחיבור מערכת CRM

אז כיצד ניתן ליצור חיבור מערכת CRM לכלל המחלקות?

הינה 3 טיפים קצרים שיסייעו לכם.

טיפ מספר 1 – תרשים זרימה ארגוני

כולם מדברים כיום על מסע לקוח וכמה הוא חשוב.

אך גם הבנה של התרשים הארגוני חשובה לא פחות ויכולה להשפיע רבות על הארגון או העסק.

לכן נסו להכין תרשים זרימה של הארגון כולל היררכיה ארגונית תוכל לסייע לכם בחיבור המחלקות השונות.

הכינו תרשים זרימה ארגוני ונסו להבין איזה תפקידים ואיזה אוטומציות תוכלו ליצור בשביל חיבור מערכת CRM בין המחלקות.

טיפ מספר 2 – ניסיון

בחרתם לעבוד עם מטמיע מערכות? עצרו!

בדקו האם למטמיע המערכת יש ניסיון לא רק עם התחום שלכם אלה גם הבנה ניהולית.

ניסיון רחב יותר יכול לספק לנו תוצאות טובות יותר.

אל תנסו לקחת מטמיע מערכות רק בגלל היכולות שלו או שלה אלה גם בזכות הניסיון שלהם!

טיפ מספר 3 – אפיון של כל הארגון או העסק!

חיבור מערכת CRM צריך להיות לכלל המחלקות וזה כבר ברור.

אז למה אתם מאפיינים רק מחלקה ספציפית?

אפיון כלל המחלקות יתכן ויקח זמן רב יותר וזה בהחלט בסדר, בוודאי אם רוצים ליצור שפה משותפת.

לכן אפיינו את כלל הארגון ולא רק את מחלקת השירות והמכירות.

תבינו שתהליך כזה יתכן ולוקח זמן רב יותר אך בשורה התחתונה הוא מעניק לכם תוצאות טובות הרבה יותר.

הפוסט חיבור מערכת CRM צריך להיות לכלל המחלקות! הופיע לראשונה ב-israel-marketing.

דמיינו לעצמכם שאתם מנסים למכור מוצר חדש ללקוח פוטנציאלי, אך אתה לא זוכר מהן ההעדפות שלו.

בדימוי פשוט זה כמו לנסות לכוון חץ לאוויר וללא מטרה ברורה.

בדיוק כאן נכנסת מערכת CRM (ניהול קשרי לקוחות).

תפקידה של המערכת היא כמו מפה מדויקת שמסייעת לך לנווט בעולם השיווק.

היא מאפשרת לך לאסוף, לארגן ולנתח מידע רב ערך על הלקוחות שלך.

בנוסף לזאת מספקת לך את הכלים הדרושים כדי לבנות קשרים חזקים, המניבים תוצאות לפעילות השיווקית.

אז מה הופך את מערכת ה-CRM לכלי שיווקי? ולמה היא כל כך חיונית?

הבנה מעמיקה של הלקוח

"כל לקוח הוא עולם ומלואו״ נהוג לומר.

באמצעות שימוש במערכת CRM תוכלו להבין את הלקוח וליצור לו פרופיל מפורט.

תוכלו לכלול את היסטוריית הרכישות שלו, העדפות, נתוני הגלישה שלו ותשומות נוספות.

נתונים אלו מסייעים לנו בפעילות השיווקית ומאפשרים לנו להבין לעומק את הצרכים של הלקוח.

כך נוכל להתאים את המסרים השיווקיים באופן אישי ופר לקוח.

• טיפ – חתכו את בסיס הלקוחות שלכם לפלחים קטנים יותר על בסיס קריטריונים.
  פילוחים כמו דמוגרפיה, התנהגות רכישה והעדפות, יאפשרו לכם ליצור קמפיינים ממוקדים יותר.

שיפור חווית הלקוח

אחד הדברים לשיפור חווית לקוח זה תגובה מהירה!

מענה מהיר ומקצועי לפניות חייב לשלב מערכת CRM בתהליך השירות.

עם CRM, כל האינטראקציות עם הלקוח מתועדות במקום אחד, כך שאתה תמיד יודע היכן עומדים הדברים.

• טיפ – הציעו ללקוחות שלכם מוצרים ושירותים שבאמת מעניינים אותם, אל תנסו רק למכור.
  באמצעות ניתוח הנתונים ב-CRM, ניתן לזהות הזדמנויות למכירות נוספות ולהגביר את שביעות הרצון.

אוטומציה של תהליכים

שליחת דיוורים אוטומטית

שלח דיוורים שיווקיים מותאמים אישית לקבוצות שונות של לקוחות, באופן אוטומטי ובזמן הנכון.

תזכורות לפעולות

קבל תזכורות אוטומטיות לפעולות שיווקיות חשובות, כמו מעקב אחר לידים חדשים או קביעת פגישות.

שיפור יעילות הצוות

שיתוף מידע: כל אנשי הצוות יכולים לגשת למידע על הלקוחות, מה שמבטיח שיתוף פעולה חלק ויעיל בין כל המחלקות.

הגברת הפרודוקטיביות: אוטומציה של משימות שגרתיות מאפשרת לצוות שלך להתמקד בפעילויות שדורשות חשיבה יצירתית.

ניתוח נתונים וקבלת החלטות

אחד הדברים היותר חשובים לשיפור פעילות שיווקית הוא שימוש בדוחות וניתוח נתונים.

קבלת תובנות מעמיקות על ביצועים יסייעו לכם לקבל החלטות אשר ישפיעו רבות על הפעילות.

השתמשו בנתונים כדי לקבל החלטות עסקיות ולשפר את האסטרטגיה השיווקית שלכם.

לבסוף

לבסוף, מערכת CRM היא השקעה חיונית לכל עסק שרוצה לשפר את היחסים שלו עם הלקוחות ולהגביר את המכירות.

היא מסייעת לכם בניהול ומספקת את הכלים הדרושים כדאי להבין את הלקוח.

בנוסף מערכת CRM מסייעת בשיפור הקמפיינים השיווקים על ידי ייעול ותכנון נכון שלהם.

בשילוב הכלים שציינו כגון ניתוח נתונים מעמיק על הלקוחות, אוטומציות וכו׳ ניתן למקד את הקמפיינים בצורה מדויקת יותר.

כך ניתן ליצור קמפיינים מותאמים אישית ומדויקים יותר, שמגיעים ללקוחות הנכונים עם המסר המתאים בזמן הנכון.

והתוצאה? שיפור התגובה של הלקוחות, הגברת התשואה על השקעה כמובן שיפור הביצועים!

• המאמר נכתב בשיתוף חברת ״פוש דיגיטל״

הפוסט פעילות שיווקית בהכרח מצריכה מערכת CRM! הופיע לראשונה ב-israel-marketing.

החשיבות של ניהול משימות היא הרבה מעבר לאיזו מערכת נבחר אלה גם לסוג המשימה.

היכולת שלנו לסווג את סוגי המשימות בארגון יכולה להשפיע רבות על בחירת המערכת.

לכן רגע לפני שאתם בוחרים מערכת CRM או מערכת לניהול משימות ייעודית עצרו!

במאמר הקרוב ננסה להתייחס למספר סוגי משימות ואיזו מערכת CRM יכולה להתאים להן.

• נקודה למחשבה – האם אתם יודעים מה התמחות של המערכת CRM שלכם?

מערכת לניהול משימות

לפני בוחרים מערכת צריך להבין את סוגי משימות.

סוגי המשימות המשתנות מארגון לארגון ובוודאי גם מעסק לעסק מצריכות בחינה מקדימה.

למרות זאת אנו נתמקד ב-3 חלות סוגי המשימות ברמת המאקרו של הארגון והם:

סוג משימה מספר 1 – משימות אישיות

כולנו זוכרים את הפתקיות הצהובות שהיו מודבקות לנו בכל מקום בבית או על המחשב.

אלה אותם משימות אישיות שהיינו שמים לנו בשביל לא לפספס אותם.

המשימות האישיות הם חלק בלתי נפרד מהיום יום שלנו העובדים, המנהלים וכמובן העצמאים.

משימות אלה נועדו לפעילות אישית ולא לפעילות קבוצתית.

סוג משימות אלה הוא פרסונלי ובעצם נועד לשמש אותנו בשביל שלא נשכח מה לעשות.

איזו מערכת מתאימה למשימות מסוג זה?

אז למשימות אישיות ישנם הרבה מערכות שיכולות להתאים.

זה מתחיל ממערכת crm כמו זוהו – Zoho שמציעה לנו אפשרות לפתקיות צהובות ממש כמו פעם.

פיצ׳ר מגניב שיכול לתת לנו הרבה ערך מוסף פשוט קצר וקולע.

מנגד זאת חשוב לזכור שהיא מערכת crm ולא בטוח שבשביל משימות אישיות נרצה מערכת שכזו.

לעומת זאת מערכות כמו קליק אפ-clickup או טרלו – Trello ואפילו מאנדיי יכולות לתת מענה בנושא.

הן לא דורשות התחייבות גדולה לכמות משתמשים, ואפשר להתחיל לעבוד עליהם באופן כמעט מיידי.

בנוסף לזאת הן לא מצריכות מטמיעה בוודאי לא למשימות אישיות כך שזה בהחלט פתרון טוב.

סוג משימה מספר 2 – משימות פנים ארגוניות/ניהוליות

משימות פנים ארגוניות הם משימות שיכולות להיות גם אישיות עם נגיעה לעובדים אחרים.

או לחילופין משימות של הצוות שאינם קשורות ללקוחות.

משימות אלה הן בסיס הפעילות של ארגונים ועסקים.

כל ארגון או עסק מנהל משימות פנים ארגוניות ביחד עם העובדים הנוספים.

מצב זה מוביל שיתכן ויש משימה שהקשורה למספר אנשים בארגון או בעסק ועליה עובדים יחדיו.

כך אנחנו בעצם יכולים לעקוב אחרי הפעילות של העובדים וכל האנשים הקשורים למשימה.

• חשוב לציין כי משימות פנים ארגוניות אינם בהכרח משימות של ניהול פרויקטים שהוא תלוי בהתפתחות הפרויקט.

מערכת מתאימה למשימות מסוג זה?

אז כאשר אנחנו מדברים על משימות פנים ארגוניות עלינו לשאול האם המשימה היא תוצאה של ניהול פרויקט?

או לחילופין תוצאה של משימות שהתקבלו מישיבות צוות או החלטה ארגונית להוביל שינוי.

לכן המערכות שיכולות להתאים למשימות מסוג זה הינם צריכות להיות ייעודיות בלבד.

מערכות כמו שציינו בסוג המשימות האישי בהחלט יכול להתאים לארגון ולעסק.

למרות זאת חשוב לנו לצנן את התלהבות ולומר כי כאשר עובדים עם הצוות יש חשיבות רבה להטמעה נכונה של המערכת.

מערכות כמו מאנדי אף מחמירות ומציינות כי חבילת האנטרפייז שלהם לא נמכרות ללא הטמעה מסודרת.

כך שברגע שאתם מבינים כי עיקר הפעילות שלהם היא משימות פנים ארגוניות או ניהול פרויקטים עצרו והתייעצו.

בחנו מערכות שיודעות להעניק מענה רחב ולא רק ליצור משימות.

במערכת לניהול משימות ישנם פיצ׳ירים שקיימים אך ורק במערכת אלו.

פיצ׳רים כגון בניית אבני דרך, רשימת משימות לביצוע, משימות מורישות או יורשות ועוד.

באמצעותם ניתן להוביל את הארגון לפרודוקטיביות טובה יותר.

זה מוביל אותנו לסוג משימות האחרון שלנו והוא משימות מול לקוחות.

סוג משימה מספר 3 – משימות מול לקוחות

משימות מול לקוחות הינם משימות שאנחנו רוצים לבצע כאשר מדובר על עבודה מול הלקוח.

בעצם בשביל משימות אלו נוצרו מערכות ה-CRM.

מערכות לניהול לקוחות בעצם עונים לנו על הצורך לניהול ומעקב אחר הלקוח.

כחלק מפעילות זו עלינו ליצור משימות ולבצע אותם.

ככל שהזמן עבר יותר ויותר מערכות ותוכנות לניהול לקוחות החלו להתפתח.

כיום השימוש העיקרי לניהול משימות מול לקוחות נעשה באמצעות מערכות CRM.

מצב זה ייצר ריבוי מערכות ושמקשות מאוד על הבחירה.

לכן במידה ומדובר ואתם מחפשים מערכת לניהול משימות עבור לקוחות בחנו מערכות CRM.

בחירה במערכות שכאלה תעניק לכם תמונה של 360 מעלות על הלקוח.

כך יהיה לכם אפשרות ליצור מספר פעולות במקביל ולא רק משימות.

לבסוף

לבסוף בחינת מערכת לניהול משימות מצריכה הבנה מקדימה של סוג המשימה.

בעזרת הבנה זו תוכלו לדעת האם נבחר במערכת לניהול משימות או במערכת לניהול לקוחות.

חשוב לומר כי בחירת מערכות מצריכה ניסיון וידע מקדים.

כך שאם אין לכם את היכולת לבחור ולהבין איזו מערכת הכי מתאימה לכם.

נסו להתייעץ עם אנשי המקצוע.

קבוצות פייסבוק שלנו מסייעת בבחירת מערכות מידע מכלל הסוגים וניתן להצטרף אליהם בתחתית המאמר.

בנוסף תוכלו להשאיר לנו פרטים באתר ונשמח לסייע ולהעניק ייעוץ.

הפוסט מערכת לניהול משימות, כיצד בוחרים ומה חשוב לדעת? הופיע לראשונה ב-israel-marketing.

המערכת הצומחת בעולם בהחלט מאפשרת לעשות זאת בצורה חלקה ולא מסובכת.

במצב שכזה יתכן ובאמת הרבה יבחרו לבצע את הטמעת המערכת באופן עצמאי וללא עזרה מקצועית.

למרות זאת בכנס שביצעו לאחרונה בחברת מאנדיי – Monday ניתן דגש מיוחד על הטמעת מאנדיי לארגונים.

אז רגע לפני שנציין מה הדגש החשוב ומה הם עושים מול ארגונים גדולים,

נסביר כי הטמעת מערכות מידע זה מקצוע לכל דבר וכך צריך להתייחס אליו!

הטמעת מערכת CRM

לפני שצוללים לדגשים של חברת מאנדיי בואו ננסה להבין קודם ובקצרה מה זה הטמעת מערכות.

הטמעת מערכות מידע זה תהליך של אפיון, יישום והטמעה של תהליך טכנולוגי בדגש על מערכות מידע.

במקרה שלנו אנחנו מתמקדים בהטמעת מערכות CRM ובאופן כללי בהטמעת מאנדיי – Monday.

באמצעות מטמיע מערכות ארגונים יכולים לזהות את המערכות הרלוונטיות עבורם וכמובן לצפות פני עתיד.

בעזרת מטמיע מערכות נוכל להבין איזה מערכת CRM תהא נכונה לארגון, מטמיע מקצועי יסייע גם בשיפור שיטת העבודה.

בנוסף לזאת מטמיע מערכות בעל הכשרה דומה לפעילות שלכם יכול גם לסייע בפרודוקטיביות.

• חשוב לנו לציין – ישנם מספר נקודות נוספות חשוב לדעת לפני מתחילים לעבוד עם מטמיע מערכות וציינו את זה במאמר המצורף – לחצו למאמר!

כעת לאחר שאנחנו מבינים כי הטמעת מערכות מידע זה תהליך שיכול לסייע בעוד פרמטרים מלבד החלק הטכני.

השבוע בכנס של מאנדיי, הם החליטו לקחת את נושא הטמעת המערכת צעד קדימה.

הטמעת מאנדיי לארגונים

הטמעת מערכת crm לארגונים זו אינה משימה פשוטה גם עם מדברים על הטמעת מאנדיי.

לא בגלל תהליך העבודה, אלה בגלל כמות הדרישות של העובדים.

כמות עובדים גדולה מצריכה מענה רחב יותר, מה שמצריך התייחסות גדולה יותר של מטמיע המערכות.

כאשר אנחנו מדברים על הדרישות של העובדים איננו מתכוונים רק לתהליכי עבודה אוטומטים או לאינטגרציות.

זה דווקא החלק הפשוט.

הכוונה שלנו היא לשיטת העבודה.

תתארו לכם לרגע, כי עובד שהיה רגיל לעבוד מספר חודשים ואולי שנים בשיטת עבודה מסוימת? צריך כעת צריך לבצע שינוי.

• חומר למחשבה – האם גם אתם חוויתם שינוי בשיטת העבודה ואם כן איך הגבתם?

את הבעיה הזאת זיהו במאנדיי והחליטו כי במידה ויש ארגון מעל כמות עובדים מסויימת, עליו לעבוד עם מטמיע מקצועי.

הסיבה שמאנדיי פעלו בשיטה זו נובעת ממספר נקודות.

נקודה מספר 1 – היכרות עם המערכת

בתחילת המאמר ציינו כי הטמעת מאנדיי היא יחסית פשוטה.

ולמרות עדיין אין תחליף לאיש מקצוע שמכיר את היתרונות והחסרונות של המערכת.

באמצעות שילוב של מטמיע מערכות תוכלו לדעת איזה פיצ׳רים רלוונטים עבורכם ואילו לא.

בנוסף לזאת היכרות עם מערכת יכולה לתת לכם פתרונות מחוץ למערכת ושילוב של מערכת חיצוניות

נקודה מספר 2 – מענה לדרישות עובדים

אחת הבעיות העיקריות זה נושא הזמינות של שירות הלקוחות של חברות התוכנה.

בסופו של דבר חברות כמו מאנדיי, יש להם עשרות אלפי לקוחות ואולי מיליוני משתמשים.

מצב זה מצריך מענה ונגישות גבוהה.

מנגד זאת ארגונים עם מאות עובדים בוודאי צריכים מענה מיידי.

עבודה עם מטמיע מערכות בהחלט יכולה לענות על הזמינות ולהעניק ערך מוסף

נקודה מספר 3 – שילוב של מערכות חיצוניות

כאשר עובדים על מערכת ללא מטמיע אנחנו נתקלים בסיטואציות מורכבות שאין לנו פתרון.

פתרונות שהיו יכולות להיפתר באמצעות ניסיון או היכרות עם עולם התוכנה ומערכות כמו Make.com.

אותם מערכות מאפשרות להתחבר למערכות נוספות ללא צורך במתכנתים.

וכך אותם משתמשים מקבלים מענה לבעיות מחוץ למערכת ומצליחים לבצע את תפקידם בצורה טובה הרבה יותר.

לבסוף

לבסוף אפשר לומר כי מאנדיי שוב מצליחה להוביל על המתחרות שלה בשביל עם חדשנות.

אין ספק שהיא כנראה תהפוך למערכת ה-crm המובילה בעולם בעוד מספר שנים.

בוודאי אם תמשיך בקצב התפתחות שהיא מציגה.

רוצים לקבל פרטים נוספים? מעוניינים שנחזור אליכם? צרו איתנו קשר.

הפוסט הטמעת מאנדיי לארגונים רק עם מטמיע מקצועי! הופיע לראשונה ב-israel-marketing.

מערכת CRM המובילה בישראל בהחלט כובשת את הפעילות בישראל אך הטמעה שלה לוקחת זמן.

היינו אפילו אומרים את המשפט "אין הצטרפות למערכת ללא הטמעה".

לכן רגע לפני שאתם בוחרים במערכת ומנסים לעבוד עליה באופן עצמאי הינה 3 כללים שחשוב לדעת.

נקודה מספר 1 – מחירון פיירברי – Fireberry

הטמעת מערכת פיירברי – Fireberry כמו שציינו היא משימה לא פשוטה כמעט כמו כל הטמעת מערכת CRM.

לכן רגע לפני שאתם מטמיעים מערכת בארגון או בעסק בדקו שאתם יודעים את העלויות.

במאמרים הקודמים שכתבנו על המערכת, ציינו שהמחירון שלה הוא גם הנקודה הכי בעייתית.

פיירברי – Fireberry מאפשרת ללקוחותיה לבחור בין 3 חבילות שונות: סטנדרט, פרופשניאל ואנטרפרייז.

אך לקוח שאינו בקיא ברמה הטכנולוגית או באפשרויות הקיימות עלול להתקשות מאוד לדעת איזה חבילה לבחור.

למרות זאת נאמר, כי החבילה הסטנדרטית(Stsndsrd) לטעמנו היא החבילה שלא תעזור לשום ארגון או עסק.

החבילה הסטנדרטית מטרה פשוטה לשמש עוגן פסיכולוגי עבור המשתמש הפוטנציאלי ולומר לו "זו החבילה הפשוטה ביותר שלנו".

לכן בהטמעת מערכת פיירברי – Fireberry אל תחשבו יותר מדי, בחרו ישר להתחיל עם חבילת הפרופשניאל.

הבחירה בחבילה זו תעניק לכם את האפשרות לבצע עד כ-50 תהליכי עבודה בתוך המערכת.

בנוסף לזאת תוכלו לנהל כ-200K רשומות וזה מאגר מידע לא קטן.

• חשוב לנו לציין שיש הבדלים בין החבילות וגם התחייבות למספר משתמשים.

נקודה מספר 2 – הטמעת מערכת פיירברי – Fireberry

מערכות CRM רבות מציעות אפשרות להטמיע את המערכת CRM שלהן באמצעות מטמיע חיצוני.

מערכת ניהול התהליכים וה-CRM מאנדיי לדוגמא אינה מאפשרת לרכוש את גרסת האנטרפרייז שלה ללא מטמיע.

"אין מכירה ללא הטמעה מסודרת" כך ציינה בפנינו מנהלת צוות המכירות של ישראל.

במקרה של הטמעת מערכת פיירברי – Fireberry אתם תצטרכו להשתמש במטמיע בכל רגע נתון.

המערכת אומנם מאפשרת לעשות הרבה דברים באופן עצמאי.

אך מי שלא בעל ניסיון כנראה שלא יצליח לעשות את זה בעצמו בטח לא בזמן קצר.

כעת במידה ואתם יוצרים קשר עם חברת התוכנה או חוזרים אליכם כתוצאה מהרשמה בקשו מטמיע מורשה.

העבודה מול מטמיע מורשה תקל על תהליך הטמעת מערכת CRM ותוביל לתוצאה טובה יותר.

בנוסף לזאת מטמיע מורשה ובעל ניסיון בתחום שלכם יכול לסייע גם לשיפור הפעילות הארגונית.

• למען הסר ספק חברת ישראל CRM הינה חברה לא תלויה ועובדת באופן עצמאי מול כל חברות התוכנה השונות!

נקודה מספר 3 – זמן

כמו כל הטמעת מערכת CRM, התהליך לוקח זמן.

הטמעת מערכת פיירברי – Fireberry ששונה מחברות CRM אחרות היא קצת יותר מורכבת.

תהליך יצירת הקשרים בין המחלקות יכול להיות פשוט ברמה הטכנית.

אך ברמה הארגונית יצירת הקשרים עלולה לקחת זמן ופיתוח תהליכים ארגונים חדשים.

במצב שכזה הטמעת המערכת מתארכת וכתוצאה מכך גם עלויות.

כך שרגע לפני שאתם מתחילים להטמיע את המערכת ולבצע את התהליך זכרו.

הוסיפו כ-30% יותר לזמן שהובטח לכם.

כלומר במידה והובטח לכם שתוך 20 שעות יהיה לכם מערכת עובדת, כנראה שזה יהיה יותר מ-25 שעות.

זאת במידה והמטמיע שעובד אתכם יודע כיצד להתקדם.

• חשוב לנו לציין – אנו בישראל CRM מאמינים שאין סיבה לעבוד שעתי
  ובוודאי לא ניתן לסיים להטמיע מערכת CRM פחות מ-6 חודשים.

הפוסט הטמעת מערכת פיירברי – Fireberry? הינה מה שצריך לדעת! הופיע לראשונה ב-israel-marketing.

אחת התכונות שהופכות אותה לכזאת היא פשוט השימוש ופרודוקטיביות של ממשק המשתמש.

הפשטות של השימוש הוביל למצב שחברות תוכנה כגון מאנדי – Monday.com ומערכות נוספות ממש רודפות אחריה.

אך חשוב לומר כי על אף היותה מערכת לניהול משימות מובילה היא בעיקר מתאימה לעבודה לדרג התפעולי.

הדרג התפעולי הכוונה לעובדים בדרג ביניים ונמוך שמטרתם העיקרית היא ניהול משימות פנים ארגוניות.

ניהול משימות בטרלו – Trello

ניהול משימות הינו מרכיב מאוד חשוב הארגון והוביל לכך שיותר ויותר חברות מחפשות פתרונות כמו טרלו – Trello.

היכולת של המערכת לאפשר לנהל משימות בפשוטות ובאמצעות היכרות קצרה עם המערכת הצליח להשיג המון עבור ארגונים.

המון הכוונה היא לבניית תהליכים מהירה ולא מסורבלת.

המערכת מאפשרת לנו לנהל תהליכים בתצוגה נוחה של התקדמות בכל שלב שלב.

תחשבו על זה שבמידה ויש לכם פרויקט פנים ארגונית שאתם רוצים לנהל?

בטרלו – Trello תוכלו ליצור תרשים זרימה שמגובה באמצעות אוטומציות וגם לראות בכל רגע את ההתקדמות.

כך אפשר ליצור תהליכים חוצי ארגון ובאמצעותם להבין את הקצב שלנו להתפתחות הפרויקט.

ממשק פשוט לניהול תהליכים

היכולת שלנו כעובדים לנהל תהליכים מאוד חשוב.

באמצעות ניהול תהליכים תקין אנחנו נוכל להבין איפה אנחנו נמצאים בכל שלב ושלב.

טרלו – Trello מעניקה לנו בדיוק את הדבר הזה, במיוחד באמצעות ממשק המשתמש(UI) של המערכת.

הממשק של טרלו – Trello מעניק את היכולת להבין בכל רגע נתון איפה אנחנו נמצאים, איזה משימות פתוחות יש לנו.

וכמובן איזה קשר יש בין המשימות.

כך אנו העובדים יכולים לקבל תמונת מצב עדכנית אודות הפעילות הפנים ארגונית שלנו.

לא מתאימה למנהלים

חשוב לנו רגע לעשות סדר במשפט שרשמנו ובשביל זה אנחנו צריכים לחלק את התשובה ל-2.

כולנו עובדים

כל מי שמשתמש במערכת, בין עם הוא מנהל או עובד בתחילת דרכו המקצועית צריך לנהל משימות.

היכולת של המערכת לענות לנו על צורך זה בהחלט בא לידי ביטוי בכמות המשתמשים של המערכת.

כיום טרלו נחשבת לאחת המובילות בתחום וכמו שציינו רבים מנסים להיות כמוהה.

לכן המערכת היא כלי תפעולי מצויין עבור העובדים והמנהלים כאחד.

למרות זאת מה קורה שהמנהלים רוצים לקבל אינדיקציה לפעילות העובדים?

דוחות מנהלים

דוחות מנהלים הם כלי ניהולי כמעט לכל מנהל שרוצה להבין איפה הארגון נמצא.

היכולת של מערכות המידע לספק לנו אינדיקציה כלפי הארגון חשובה לא פחות מפעילות העובד.

כאן טרלו – Trello שלא שונה מחברות ניהול תהליכים אחרות, לוקה בחסר.

היכולת של המערכת לתת לנו תמונת מצב על הפעילות הארגונית לא מספיק טובה.

איננו מתכוונים ליכולת של המערכת להציג לנו כמה משימות פתוחות יש לכל עובד.

אלה על היכולת שלנו לקבל תמונת מצב מלאה אודות הפרויקטים המנוהלים.

לכן כאשר אתם רוצים לנהל מספר פרויקטים במקביל אנו ממליצים לשלב מערכת נוספת.

מערכות לניהול נתונים כמו פאוור בי איי(POWER BI) או זוהו נתונים(zoho analytics) תוסיף ערך מוסף.

בשילוב המערכות האלה תוכלו לקבל תמונת מצב עדכנית על מספר פרויקטים.

ויתרה מזאת תוכלו להגדיר מידע נוסף שיעניק לכם המנהלים תמונת מצב אמיתית.

לבסוף

לבסוף אפשר לומר כי מערכות לניהול תהליכים בעולם יש לא מעט.

ואין זה משנה איזה מערכת תבחרו סביר להניח שמערכת טרלו – Trello תהא שם.

באמצעות השימוש במערכת תוכלו לפתח פעילויות רבות שיעניקו לכם ערך מוסף.

כך שהמלצה שלנו היא כאשר מדובר בניהול תהליכים זה להכיר את המערכת הזאת.

ומי יודע אולי באמצעותה תצליחו להשיא גם את הפעילות של העובדים!

הפוסט טרלו – trello מערכת ניהול משימות היא בעיקר לעובדים ופחות למנהלים! הופיע לראשונה ב-israel-marketing.

השימוש בהם מאפשר לקבל עדכון בכל זמן שתבחרו, בתחילת יום או בסוף יום.

דוחות כגון ביצועי עובדים, סדר יום, סטטוס משימות ועוד משמשים את הארגון למספר רב של דברים.

שימוש בכלי זה הוביל לכך שמנהלים המשתמשים בו, מצליחים לנהל נתונים טוב יותר במערכת ה-CRM.

אך לאחר בדיקה שלנו נוכחנו לגלות נתון מדהים!

גילנו כי פחות מ-65% מהמנהלים לא משתמשים בדוחות מתוזמנים והסיבה שזה קורה תפתיע אתכם!

לפניכן עלינו להבין קודם כל מה זה דוחות מתוזמנים? כיצד הם יכולים לסייע לנו?

וכמובן מה הסיבה המפתיע שלא משתמשים בכלי זה!

מה זה דוחות מתוזמנים?

ניהול נתונים במערכת CRM הוא פעילות לא פשוטה כלל.

היכלות שלנו כמנהלים לעקוב אחר המידע המוזן למערכת בכל רגע מקשה על העבודה השוטפת.

בדיוק בגלל זה נועדו הדוחות המתוזמנים.

דוח מתוזמן הוא בעצם כלי שמאפשר לנו לקבל עדכון אודות פעילות הארגון או קבלת סטטוס עדכני בזמן מסויים.

תזמון הדוח נועד לענות על הצורך שלנו להבין מה היה בכל יום או פעילות בארגון מבלי להפיק אותו באופן ידני.

כך ניתן לחסוך זמן והכנה של הדוח בכל פעם ויתרה מזאת ניתן לקבל עדכון בכל טריגר שנבחר.

איך דוחות משנים את המצב בארגון או בעסק?

בתחילת המאמר ציינו שמנהלים לא משתמשים בדוחות מתוזמנים!

כעת אנחנו יכולים לספר לכם כי הסיבה לכך היא כי פשוט אין להם את הכלי הזה במערכת CRM שבחרו.

ארגונים או עסקים בוחרים מערכת crm על סמך המלצות ומתמקדים בעיקר באוטומציות או אינטגרציות.

כך שבעצם התמקדות היא בצד הטכני ולא בצד הניהולי או הארגוני.

תחשבו לרגע שאם אתם מנהלים ויכולתם לקבל תמונת מצב בכל שעה אודות הפעילות של ארגון?

האם הייתם פועלים אחרת? סביר להניח שכן.

שימוש בדוחות מתוזמנים יכול לגרום לכם להגיב מהר יותר ונכון יותר.

בעצם השליטה שלכם על הנתונים תהא טובה יותר ובכך תצליחו לקבל החלטות מהירות יותר.

בנוסף לזה כמה ממכם הייתם רוצים שהדוחות הכי חשובים היו מוכנים ב-8 בבוקר לפני הישיבה היומית?

כך שבסופו של דבר שימוש בדוחות מתוזמנים יכול ממש לשנות את המצב של הארגון.

• נקודה למחשבה: כמה זמן יש לכם בתור מנהלים להיכנס למערכת הcrm ולהפיק דוחות?

לכן רגע לפני שאתם בוחרים מערכת crm עצרו! ובדקו את הדברים הבאים:

• האם יש להם דוחות מתוזמנים במערכת CRM?
  
• בדקו האם ניתן להפיק דוחות לא רק באקסל אלה גם בpdf.
  
• בחנו בנוסף גם את האפשרות לבצע עיצוב קל לדוחות שהיו נעימים לעין.

בסופו של דבר מלבד המנהלים יתכן וגם העובדים היו מעוניינים לקבל דוח יומי שסייע להם בביצועים ועמידה ביעדים!

לבסוף

לבסוף אפשר לומר כי דוחות מתוזמנים בהחלט יכולים לסייע לנו לשפר את הארגון או העסק.

בדיוק בגלל זה חשוב להסתכל על כלל הפרמטרים בעת בחירת מערכת Crm.

בחנו את הנושא הטכני כמובן אך לא פחות את החלק הארגוני.

לסיום נאמר כי כדאי להתייעץ עם איש מקצוע רגע לפני שאתם מחליטים, זכרו שאין תחליף לניסיון.

כך גם תצליחו לחסוך כסף והכי חשוב זמן!

הפוסט דוחות מתוזמנים לא רק נותנים דוחות מצב, הם משנים אותו! הופיע לראשונה ב-israel-marketing.

ארגונים רבים בוחרים במערכות CRM לצורך פעילות זו במטרה פשוטה לרכז את כל הפעילות תחת מקום אחד.

חשיבה זו מבורכת ובהחלט גם הגיונית.

רוב המנהלים רוצים מערכת אחת שבא הם יכולים לרכז את כל המידע אודות הלקוח וכמובן הפרויקט.

למרות זאת ישנם מעט מאוד מערכות CRM שיכולות לנהל תהליכים בצורה תקינה.

אילו מערכות יכולות להתאים? מה זה מערכת לניהול תהליכים וכמובן כיצד ניתן לשלב ביניהם.

מה זה מערכת לניהול תהליכים?

ניהול תהליך מתחלק לנו למספר רב של נושאים ותחומים.

לדוגמא יש לנו ניהול תהליך עסקי (באנגלית: Business Process Management; בראשי תיבות: BPM).

מטרת פעילות זו נועדה לייעל את הפעילות העסקית וגם הארגונית.

דוגמא נוספת היא ניהול תהליכי משימות, מערכות כמו מאנדיי – Monday.com הינם מערכות לניהול תהליכים.

בעבר מערכות אלה היו מוגדרות רק לניהול משימות אך היום הם מעניקות למשתמש הרבה יותר.

בנוסף לזאת מערכות לניהול תהליכים עסקיים נועדו להפוך תהליכים בארגון לאוטומטים ובכך לסייע לתהליך הטרנספורמציה הדיגיטלית שלו.

האם מערכת CRM היא מערכת לניהול תהליכים?

לאחר הבנה ראשונית מה זו מערכת לניהול תהליכים עלינו להבין כי לא כל מערכת CRM יכולה לשמש לצורך מטרה זו.

מערכות CRM רבות אומנם מציעות לנו אפשרות לנהל משימות או פרויקטים אך בפועל זה לא ניהול תהליך.

כאשר רוצים לנהל תהליך מוגדר צריך שתהיה לו נקודת התחלה, אמצע וכמובן סוף.

מערכות CRM רבות מאפשרות לנו לרכז את המידע תחת מקום אחד כמו כרטיס לקוח אך לא לנהל תהליך.

• נקודה למחשבה – האם אתם מנהלים תהליכים בארגון שלכם?

על מנת שנוכל לנהל תהליך עלינו להבין כי קודם כל צריך להיות לכל שלב סטטוס במערכת.

עבודה על סטטוסים תוביל אותנו למצב שאנחנו יכולים לבנות שלבים ולכל שלב רשימת משימות.

כאשר רשימת המשימות מכילה מספר משימות.

כך בעצם אנחנו יכולים לנהל אבני דרך, רשימת משימות ואת המשימות עצמם.

במערכות ייעודיות כמו מאנדיי – Monday.com , או איירטייבל – Airtable מעניקות את האפשרות הזאת.

הם מאפשרות לכם לנהל את התהליך בצורה שציינו.

כעת כמה מערכות CRM באמת נותנות לנו את האפשרות הזאת?

תשובה היא מעט מאוד.

מערכות CRM כמו פיירברי – Fireberry אומנם טובות לניהול מכירות והפקת הצעות מחיר אך פחות טובות לזה.

לעומת זאת מערכות כמו זוהו, סיילספורס ובעצם כמעט כל המערכות הבינלאומיות מציעות מודולים לניהול תהליכים.

כיצד לדעת איזה מערכת לבחור?

אז לאחר שאנחנו בעצם מבינים כי לא כל מערכת CRM יכולה לשמש אותנו לניהול תהליכים צריך לשאול שאלה.

כיצד לדעת איזה מערכת הכי מתאימה לנו לארגון.

אז על מנת להבין איזו מערכת CRM לבחור עליכם לדעת כי קודם כל תחום העסק הוא העיקר.

תחומים עסקיים כגון מעצבי פנים, אדריכלים ובכלל ניהול פרויקטים עדיף לבחור מערכות לניהול תהליכים.

מערכות לניהול תהליכים בעצם מסייעות לניהול שלבי התהליך וריכוז המשימות תחת מקום אחד.

מערכות אלה מתאימות בעיקר למי שעובד על פעילות פנים ארגונית ופחות מול הלקוח.

כך הבקרה היא על העובד ולא על הלקוח וזה מוביל לפחות דוחות ונתונים שיש לאסוף.

מנגד זאת תחומי השירות ובעיקר המכירה מצריכים מערכות CRM לצורך הבנה וניהול הלקוח.

בעזרתם מערכות אלו תוכלו להבין מה המסע שהלקוח עבר(CX) ובאמצעותו תוכלו לשפר את הקשר שלכם מולו.

בנוסף לזאת שימוש במערכות CRM ירכז לכם את כמות הפניות והמכירות שלו תחת מקום אחד.

חשוב לזכור כי ניהול תהליך מצריך אפיון מסודר לכן לפעמים אנחנו נרצה מערכת למוצר X אך בפועל אנחנו נשיג Y.

רוצים לשמוע פרטים נוספים ומתלבטים איזה מערכת לבחור? צרו איתנו קשר נשמח לסייע ולתת חוות דעת!

הפוסט ניהול תהליכים במערכת CRM? לא בטוח שזה נכון! הופיע לראשונה ב-israel-marketing.

התקשורת כיום מאפשרת לנו לנהל את העובדים בצורה כזאת שלא יהיה ספק לפספס מה הנציגים אומרים ללקוח.

בנוסף לזאת באמצעות שילוב של מערכות AI חכמות הצליחו בחברת וויסנטר – Voicenter להביא ערך מוסף!

כעת ולאחר הדגמה קצרה החלטנו בישראל CRM לארח את איתי נביא מנהל המכירות והשותפים של החברה.

איתי הוזמן ע"י לספר על החשדנות ועל כיצד משלבים AI עם המערכות שלהם.

אך לפניכן מי זה וויסנטר? מה היא תקשורת עסקית וכמובן הוובינר שביצענו!

מי זה וויסנטר – Voicenter

בעבר כתבנו מספר מאמרים אודות חברת הטלקום המובילה בישראל והיא וויסנטר.

החברה אשר מסייעת לעסקים למצוא פתרונות בנושא תקשורת עסקית.

פתרונות כגון מרכזיה טלפונית, נתב שיחות, חייגן אוטומטית וכעת שילוב של AI.

החברה הוקמה אי שם העשור הראשון של שנות האלפיים על ידי שלומי וניצן גוטמן.

שני אחים שהחליטו להרים את הכפפה בתחום המרכזיות ולקחת את זה צעד אחד קדימה.

תקשורת עסקית מה זה?

אחד התחומים המתפתחים ביותר בעולם הוא תחום הטלקום.

אם בעבר טלפון היה רק אמצעי תקשורת היום שיחות ובכלל טלפון נהיה הרבה יותר מזה.

באמצעות החדשנות בתחום אנחנו יכולים כיום לדעת את כמות השיחות שנוצרו במוקד שירות או המכירה.

נוכל לבצע אוטומציות ואינטגרציות למערכות משלימות כגון תותח שיחות חיצוני שיסייע בניהול השיחות.

כיום החידוש העיקרי הינו שילוב AI במערכות הטלפוניות.

זה הוביל לכך שהתקשורת העסקית בין הארגון ללקוח הולכת ומשתפרת.

כעת ניתן לדרג את השיחה באופן אוטומטי, לזהות כיצד הרגיש הלקוח בשיחה ועוד.

בדיוק בשביל זה עשינו את הוובינר ולכן אנחנו מזמינים אתכם לצפות בו ולראות כיצד הוא מסייע לכם!

הדור הבא של התקשורת העסקית בשילוב AI

הפוסט תקשורת עסקית בשילוב AI? צפו בוובינר – Webinar המרתק! הופיע לראשונה ב-israel-marketing.

אנו רואים כי יותר ויותר חברות מעוניינות להתחיל לעבוד עם הכלי של חברת מטא(לשעבר פייסבוק).

כלי זה אשר משמש להעברת מסרים מיידים הפך עם השנים לאחד מכלי התקשורת המובילים בעולם.

כל זה הוביל את חברות התוכנה השונות להתחבר למערכת שלהם ולהציע מענה רב במספר של ערוצים.

אז כיצד התפתח וואצאפ? איך מחברים אותו למערכות ומה חשוב לדעת?

התפתחות וואצאפ

ההיסטוריה של חברת המסרים אינה כזאת ארוכה אך בקצרה נספר שהחברה הוקמה בשנת 2009 ע"י יאן קום.

יאן ושותפו לחברה הקימו את חברת המסרים המיידים במטרה להקל על התקשורת בין אנשים.

בשנת 2014 נרכשה החברה על ידי "מטא" ב-19 מיליארד דולר!

לאחר הרכישה החלה "מטא" לשלב את הפעילות של וואצאפ – whatsapp במערכות השונות של החברה וכמובן בפייסבוק.

וואצאפ למערכת CRM

התפתחות הוואצאפ – whatsapp גרמה לחברות ה-CRM השונות לבחון אפשרות לשילוב התוכנה במערכות שלהן.

חברות תוכנה בחנו כיצד ניתן לשלב את הווצאפ במערכות שלהם באופן ישיר(native).

רצון זה נתקל בבעיות בעקבות חוסר היתכנות מצד וואצאפ – whatsapp מה שגרם להם למצוא פתרונות אחרים.

לעומת זאת מפתחים חיצוניים החלו לעבוד על אפליקציות ייעודיות למערכת CRM.

אותם מפתחים הציעו את מרכולתם בחנויות האפליקציות של מערכות CRM הנפוצות.

מערכות כגון סיילספורס – Salesforce, האבספוט – Hubspot וזוהו – ZOHO אפשרו לרכוש אפליקציות אלו.

אותם אפליקציות מתחברות ישירות למערכת CRM מבלי צורך בפיתוח חיצוני או שילוב מתכנת.

כן חשוב לציין שהגדרת החשבון וואצאפ – whatsapp מצריכה ניסיון וידע בסיסי.

על מנת שתוכלו לעבוד עם האפליקציות.

וואצאפ – whatsapp Native

עד שנת 2022 התחברות לווצאפ כמו שציינו היתה דרך אפליקציות השונות.

כיום חברות התוכנה עם התפתחות הטכנולוגיה החלו לשלב את וואצאפ – whatsapp ישירות במערכת ה-CRM.

חיבור מובנה זה אינו מצריך לחפש אפליקציה ייעודית לשליחת ההודעות אלה ממש חיבור מתוך המערכת.

כך הצליחו חברות התוכנה לחסוך מהמשתמשים את האופן של חיבור מסורבל לוואצאפ.

כעת מי שמעוניין להתחבר למערכת יכול ממש להיכנס לתוכנה, להגדיר חשבון עסקי בפייסבוק וזהו.

האפשרות לשליחת הודעות ופיצ'רים נוספים כגון הודעות מובנות או שילוב של בוט כבר מובנים בפנים.

לכן רגע לפני שאתם ממהרים לבחור מערכת CRM בחנו איזה אפשרויות יש למערכת.

היכולת לשליחת הודעות אינה חייבת להיות מורכבת אך כמובן שנרצה את כל המידע בתוך המערכת.

עוד חשוב לבחון את האפשרות לבוט, על מנת להגיב מהר יותר ללקוחות.

מערכות CRM ישראליות

רגע לפני סיום המאמר אנחנו רוצים להתייחס למערכת ה-CRM הישראליות.

חברות התוכנה הישראליות מציעות שילוב של וואצאפ ישירות לתוך מערכות התוכנה שלהם.

החיבור לא מתבצע באופן של רכישת אפליקציות אלה מובנה במערכת.

הגדרה של החשבון ברוב התוכנות נעשית על ידם ובכך רק צריך להתחבר לחשבון עסקי של פייסבוק.

חשוב לציין כי רוב חברות התוכנה לא מאפשרות שילוב של בוטים ובעצם צריך תוסף חיצוני או מערכת נוספת.

מצב זה מוביל לחיסרון משמעותי מול חברות ה-CRM הבינלאומיות.

ועדיין חשוב לומר כי חברות התוכנה הישראליות יצמצמו את הפער וכנראה גם הם יכנסו לתהליך דומה כמו החברות הבינלאומיות.

כך שאין זה משנה איזה מערכת CRM תבחרו רק תנסו לפעול לפי השלבים של בחירת מערכת CRM.

הפוסט וואצאפ למערכת CRM? כבר לא צריך פיתוח! הופיע לראשונה ב-israel-marketing.

היכולת לזהות איזה מערכת תוכל לענות על כלל הצרכים הארגונים והטכנולוגים, מצריכה ניסיון.

הרי בסופו של יתכן ונבחר מערכת CRM ונחליט לשנות אותה באמצע הדרך.

מצב זה יכול להוביל לבעיה לא פשוטה עבור ארגונים בינוניים או קטנים.

אז כיצד נדע שמערכת ה-CRM שיש לנו באמת מתאימה לארגון ויותר מזה כיצד בוחרים מערכת שכזאת?

לא כל מערכת CRM מתאימה לארגון

בכותרת המאמר שאלנו "האם כל מערכת CRM מתאימה לכל ארגון או עסק?"

אז התשובה לשאלה הזאת היא חד משמעית לא!

רבים הארגונים בוחרים מערכת CRM על סמך המלצה של חברים ולא לפי חוות דעת!

לדוגמא נתקלנו בארגון של 10 עובדים שבחרו לעבוד עם מערכת סלייספורס – Salesforce.

אין בעיה לעבוד עם המערכת הטובה בעולם זה אפילו מבורך אך לא "נותנים מרצדס למי שעלה אתמול על הכביש".

כלומר נתנו מערכת שעלות שלה מאוד יקרה, קרוב ל-180 דולר למשתמש ויותר מזה מתאימה לפחות ל-50 עובדים.

מצב זה הוביל את הארגון לבחור במערכת CRM שפשוט לא מתאימה לו.

כתוצאה מכך אותו ארגון לא רק שהפסיד כסף על הטמעת המערכת, אלה גם זמן.

לבסוף אותו ארגון פנה אלינו וסיפר לנו את הסיפור ומיד הבנו שהם בחרו מערכת שלא מתאימה להם.

לאחר שהקשבנו בקשב רב החלטנו להעביר אותם למערכת CRM אחרת שיותר עונה על הצורך שלהם.

ויתרה מזאת מערכת CRM מתאימה לארגון.

כעת נשאלת השאלה כיצד ניתן לבחור מערכת CRM שמתאימה לארגון?

בחירת מערכת CRM

בחירה של מערכת CRM לא צריכה להיות מורכבת יותר מדי, בוודאי אם הולכים לפי סדר פעולות ברור.

מי שעוכב אחר בלוג ישראל CRM והקהילה שלנו יודע או יודעת שאנחנו כותבים רבות על הנושא.

אחר הינה 3 נקודות עיקריות שחשוב לדעת.

נקודה מספר 1 – לפי חוות דעת

בחירת מערכת CRM צריכה להתבצע רק לפי חוות דעת בלבד.

אל תנסו להקשיב לחברים או אנשים שלא עובדים בתחום רק בגלל שאצלם עובדים על מערכת ספציפית.

בחרנו את המערכת ואפילו תבצעו לה ראיון עבודה.

תשאלו את כל השאלות שחשובות לכם ותראו כיצד היא יכולה להתפתח בארגון.

נקודה מספר 2 – אל תתחייבו במסלול שנתי

התחייבות במסלול שנתי תוביל אתכם למצב שבמידה והמערכת אינה מתאימה לכם, לא תוכלו להתנתק.

מערכות ה-CRM הרבות הבינו זאת כי יש הרבה סיבות למה אנחנו לא עובדים על המערכת CRM.

ובדיוק בגלל זה הם מציעים לנו חבילה שנתית במחיר מוזל.

התחייבות למערכת CRM לפני שאתם מכירים אותה תוביל להוצאות מיותרות ולא מתוכננות.

נקודה מספר 3 – תעשו לכם תרשים

הכנה של תרשים זרימה מסודר תוביל לכך שאתם יכולים להבין איזה מודולים צריכים.

מערכות כמו סיילספורס או זוהו מציעות לנו מגוון רחב של מודלים.

התחלה על מודל ספציפי יכול לתת לכם הבנה על כיצד המערכת תראה.

בסיוע של תרשים זרימה תוכלו גם לוודא זאת ולהתחיל בקטן.

לסיום

לסיום אפשר לומר רבות על מערכת CRM שתהיה מתאימה לארגון.

אבל בחירה של מערכת זו עבודה וכמו גם ההתאמה של המערכת לארגון או לעסק.

נסו ללכת לפי הנקודות שציינו ותראו שהתהליך הוא הרבה יותר פשוט, מהיר יותר וכמובן פרודוקטיבי!

מעוניין לקבל פרטים נוספים? צרו איתנו קשר בטופס!

הפוסט האם כל מערכת CRM מתאימה לכל ארגון או עסק? הופיע לראשונה ב-israel-marketing.

אך בעולם העסקים של היום עסקים רבים ממהרים להחליף את המערכת בטענה שהיא לא מספיק טובה.

מצב זה לא מפתיע אותנו.

הסיבה היא מכיוון שרבים מחברות שישראל CRM נתקלת בהם בטענה שהמערכת לא מספיק טובה היא בגלל שהם פשוט לא עובדים עליה.

כלומר יש לנו מערכת ואין זה משנה איזו, הארגון או העסק לא עובדים עליה ממגוון סיבות.

"אני לא מאמין למערכת CRM"

אחת הסיבת העיקריות שארגונים ועסקים לא עובדים על המערכת היא נושא הנתונים.

המערכת אומנם יכולה לענות על הצרכים אך בפועל הנתונים במערכת לא נכונים.

ואנחנו שואלים כיצד יתכן והנתונים אינם נכונים?

בסוף הנתונים מוזנים למערכת ע"י העובדים, המנהלים ועוד גורמים אחרים שיש להם משתמש.

אז כיצד ויתכן שהם פשוט לא נכונים וכתוצאה מכך המערכת לא טובה להם?

התשובה היא כי אתם פשוט לא משתמשים בה.

מערכת crm טובה? תתחילו לעבוד עליה!

לאחר שהבנו כי הטענה שהמערכת לא מספיק טובה כי הנתונים שם לא נכונים הינה מספר נקודות שיסייעו לכם להתחיל לעבוד על המערכת.

נקודה מספר 1 – הגדירו נהלי עבודה.

הגדירו נעלי עבודה ונסו להבין כיצד עושים כל דבר ברמה הארגונית וברמה הטכנית.

יצירת נהלים והפיכתם לתהליכים דיגיטלים תוביל לכך שאתם מתקדמים כל הזמן.

הבקרות באמצעות אוטומציות, תחברו בין מחלקות וגם תיצרו שפה משותפת.

והתוצאה ? מעקב טוב יותר אחר העובדים והגברת הפרודוקטיביות!

נקודה מספר 2 – ודאו ביצוע

מזל טוב קבעתם נהלי עבודה וביצעתם טרנספורמציה טכנולוגית, כעת עליכם לוודא ביצוע.

בדקו כיצד אתם מיישמים את הצעדים שקבעתם בארגון או בעסק.

באמצעותם ניתן יהיה לוודא שבאמת עובדים על המערכת והיא כבר תתחיל להיות גורם משמעותי.

נקודה מספר 3 – תפסיקו עם האקסל

כאשר אנו בחורים לא להאמין לנתונים במערכת ה-CRM הסיבה העיקרית היא כי ישנו איזה קובץ מעודכן יותר.

ברוב המקרים מדובר על קובץ אקסל שמנהלים אוהבים לעבוד עליו במקום מערכת ה-CRM.

כך בעצם אנחנו מייתרים את המערכת וגורמים לנזק כפול לעובדים ובוודאי לארגון או לעסק.

אם הייתם בוחרים לנהל הכל מתוך המערכת אנחנו מבטיחים לכם שהייתם מקבלים מערכת crm טובה!.

בנוסף לזאת גם הייתם יכולים לקבל מידע אמין שמעודכן כל הזמן ובכל עת.

לבסוף אפשר לומר שאין זה משנה איזה מערכת CRM נבחר.

אך אם לא נעבוד עליה, נעדכן אותה ונשלב אותה בתהליכי העבודה שלנו אז בוודאות לא נקבל מערכת CRM שתעבוד גם בשבילנו!

הפוסט הסוד למערכת crm טובה! הוא קודם לעבוד עליה. הופיע לראשונה ב-israel-marketing.